Lowongan General Affairs Manager di PT Sekolah Cikal

Overview

This position oversees and coordinates all services related to the school’s facilities. The work also provides for efficient and effective administrative practices in the daily operation of the school’s facilities. Responsibilities include, but not limited to, strategic planning that covers logistics, procurement, inventory, building equipment and maintenance as well as forecasting expenses for each division.

Qualifications

• Minimum Bachelor Degree in any field includes architecture, civil engineer, management, etc.
• Min. 3 years of hands-on experience as Supervisor/Coordinator in the General Affair area (Operations, Building/Asset Management, IT Infrastructure, Procurement, etc). 
• Fluent both oral and written in Bahasa Indonesia and English
• Accessibility: must have a telephone or other reliable method of communicating with all employees and must be accessible 24 hours a day, 7 days a week.
• Able to work flexible hours necessary to manage and operate the school effectively.

Competencies

• Financial Planning and monitoring (Cost Management)
• Accounting and taxation
• Basic IT knowledge: Microsoft Office (Ms World, Excel, PowerPoint), Photoshop, CorelDraw, AutoCad, Asset Valuations.

Responsibilities:

General Services

• Melakukan pengelolaan atas sarana dan prasarana serta lingkungan sekolah yang bertujuan untuk:
• Membuat umur bangunan menjadi lebih panjang, ditinjau dari aspek ekonomis, kekuatan, keamanan, kenyamanan dan penampilan bangunan;
• Menjamin kesiapan operasional penggunaan gedung dan penunjangnya sehingga seluruh kegiatan dapat berjalan optimal;
• Menjamin keandalan bangunan dan sarana penunjang melalui pengecekan rutin dan teratur;
• Menjamin keselamatan seluruh pengguna gedung beserta sarana penunjang.
• Menjalankan dan mengembangkan sistem kerja atau prosedur untuk menunjang pelaksanaan operasional sekolah baik terkait kegiatan di dalam atau di luar sekolah.
• Mengkoordinasi seluruh kegiatan perencanaan, penyelenggaraan, pengawasan serta evaluasi atas pengelolaan bangunan dan aset di dalamnya agar dapat terselenggara dengan efektif, efisien serta sesuai standar yang telah ditetapkan.
• Melakukan survey tingkat kepuasan atas pelayanan yang diberikan kepada seluruh orangtua murid dan karyawan/unit dalam perusahaan untuk tujuan peningkatan kualitas/mutu, ketepatan dan kecepatan pelayanan yang diberikan.

Logistic

• Melakukan analisa kebutuhan anggaran atas pengadaan dan pemeliharaan seluruh fasilitas dan sarana penunjang aktivitas sekolah dan kantor.
• Mengkoordinir pemesanan dan pengadaan produk maupun jasa yang sesuai dengan standar kualitas dan spesifikasi yang telah ditentukan perusahaan dengan tujuan mendukung seluruh kegiatan operasional sekolah.
• Bertanggung jawab langsung atas setiap pemilihan vendor dan melakukan pengawasan atas standar kualitas jasa dan produk serta bekerja sama dengan Bagian Procurement.

Building Maintenance

• Mengkoordinir dan memonitor aktifitas pemeliharaan gedung beserta seluruh fasilitas dan sarana penunjang, serta melakukan proses penggantian atau perbaikan fasilitas dan sarana penunjang yang rusak.
• Melakukan pengecekan kelayakan kondisi gedung, fasilitas dan infrastruktur bangunan sehingga aman digunakan untuk kegiatan sehari-hari sekolah dan kantor.
• Membuat jadwal pemeliharaan rutin bangunan/gedung, fasilitas dan infrastruktur sekolah dan kantor serta anggaran pembiayaannya.
• Memastikan setiap kegiatan pemeliharaan atas bangunan, fasilitas dan infrastruktur Cikal dilaksanakan sesuai standar keamanan dan policy perusahaan.

Planning & Administration Task

• Menyiapkan laporan aktivitas kegiatan General Affairs secara rutin, termasuk laporan insiden, laporan statistic jumlah murid yang sakit dari UKS, serta keadaan pemeliharaan bangunan, fasilitas dan infrastruktur lainnya.
• Memberikan laporan keuangan atas aset dan beban biaya Kantor dan sekolah.
• Memeriksa setiap laporan pekerjaan yang diselenggarakan oleh Pihak Ketiga atau vendor terkait pemeliharaan kebersihan, keamanan, pest control serta gardening.
• Membuat rencana kerja tahunan mencakup logistic, building equipment & maintenance serta legal documentation yang berkaitan dengan kegiatan General Affair Services.
• Membuat budget tahunan / forecasting expenses Divisi GA

Others

• Menjalin hubungan baik dengan pihak ketiga/vendor yang terkait dengan penyelenggaraan pemeliharaan dan perawatan serta kelangsungan operasional sekolah seperti jasa kebersihan, jasa keamanan, pemerintah daerah, kontraktor, supplier material, dan lainnya.
• Menangani dan membantu dalam menangani komplain atas vendor atau supplier barang maupun jasa fasilitas/prasarana sekolah termasuk tindak lanjut atas penanganan nota pembayaran/invoice maupun kontrak kerja dengan pihak terkait.