Lowongan Sekretaris Direktur di PT Rapik Karya Mandiri

DESKRIPSI PEKERJAAN

Posisi profesional yang membantu membantu aktivitas pimpinan sebaik-baiknya dalam mengurus segala kebutuhan administrasi, pekerjaan maupun urusan pribadi Pimpinan agar dapat lebih fokus pada pekerjaan yang lebih krusial dan strategis. 

TUGAS UTAMA

• Memantau email Pimpinan mengenai pelaporan dan memberikan respon jika diperlukan terutama terkait transaksi perusahaan.
• Mempersiapkan dan bertindak sebagai first contact communication atas nama Pimpinan.
• Mengelola jadwal harian seperti, mengatur pertemuan dan rapat penting
• Mengatur rencana perjalanan Pimpinan—misalnya seperti melakukan booking tiket pesawat, akomodasi, maupun transportasi darat di lokasi tujuan.
• Mengingatkan Pimpinan tentang tugas penting beserta tenggat waktunya.
• Menyiapkan dokumen penting, seperti laporan, presentasi dan korespondensi.
• Mengelola database dan sistem pengarsipan.
• Menjaga semua berkas dan catatan digital untuk proyek yang sedang berlangsung.
• Mengorganisisr dan merencanakan pertemuan, hingga membuat Notulen Rapat.
• Membantu dalam membuat dan mendistribusikan notulen rapat untuk rapat bulanan dan rapat lainnya.
• Mengatur pengiriman dan pengambilan berkas korespondensi terkait bisnis di wilayah geografis terdekat.
• Bekerja dengan tim administrasi untuk membuat spreadsheet dan informasi presentasi untuk berbagai pertemuan.
• Berhubungan dengan staf,rekan kerja, dan klien
• Menyiapkan ruang konferensi untuk presentasi dan rapat staf.
• Mengerjakan tugas-tugas Lainnya yang diperintahkan Pimpinan.

PENGETAHUAN & KEAHLIAN YANG WAJIB DIMILIKI

• Mempunyai latar belakang pendidikan minimal D3/S1 lebih disukai dengan major akuntansi, keuangan, atau bidang yang relevan
• Mengikuti trend dan teknologi terkini seputar bisnis perusahaan.
• Kemampuan organisasi dan manajemen waktu.
• Komunikatif dan Persuasif baik verbal dan tertulis.
• Kemampuan penggunaan software digital seperti MS Excel, MS Word dan PowerPoint.
• Trustworthy dan mampu menjaga kerahasiaan perusahaan.
• Detil, multi tasking dan Inovatif.
• Berpenampilan rapi serta energik.
• Siap bekerja secara mobile.
• Memiliki relasi / networking yang luas, diutamakan bagi yang berpengalaman dan memiliki networking di bisnis Konstruksi.
• Memiliki motivasi yang tinggi terhadap kesuksesan.
• Memiliki SIM A atau C, lebih diutamakan bagi kandidat yang memiliki kendaraan pribadi.